Autocares para congresos, incentivos y jornadas de empresa
Un evento de empresa es una sucesión de trayectos cortos con horario fijo: del aeropuerto al hotel, del hotel a la sede, de la sede a la cena y vuelta. El autocar se contrata entero, con su conductor, así que su plan marca el día.
Envíe la lista de movimientos, no solo el número de asistentes
Anote cada trayecto con hora y dirección: llegadas, recogidas en hoteles, la sede, la cena y el regreso. Indique cuántas personas viajan en cada tramo, porque esa cifra rara vez se mantiene todo el día. Una plenaria matinal de 120 personas puede necesitar tres autocares; el traslado de 40 a la cena, uno solo.
En España, alquilar un autocar para un grupo es transporte discrecional y se contrata el vehículo completo, no plazas sueltas, así que conviene ajustar el tamaño a cada tramo.
Las grandes sedes quedan del lado del aeropuerto
Varias de las principales sedes están entre la ciudad y su aeropuerto. IFEMA MADRID se encuentra en el Campo de las Naciones, cerca de Barajas. Fira de Barcelona Gran Via está en L'Hospitalet, en dirección a El Prat. FIBES en Sevilla Este, FYCMA en Málaga y Feria Valencia en Benimàmet también quedan del lado del aeropuerto, de modo que el traslado del día de llegada puede ir muchas veces directo a la acreditación.
Los hoteles céntricos son otra historia. Madrid solo deja entrar en Distrito Centro a los autocares con distintivo 0, ECO o C, y únicamente para dar servicio a un establecimiento de la zona. Barcelona pide un permiso de Zona Bus a cualquier vehículo con nueve plazas o más antes de usar un espacio para autocares. Son las normas vigentes, y el operador las comprueba antes del viaje.
Normas que debe conocer quien organiza
- Tiempos de conducción de la UE (Reglamento (CE) n.º 561/2006): como máximo 9 horas de conducción al día, ampliables a 10 horas dos veces por semana
- El descanso diario es de al menos 11 horas, y puede reducirse a 9 horas hasta tres veces entre dos descansos semanales
Madrugones y cenas de gala
La conducción se limita a 9 horas al día, o 10 dos días por semana, y el conductor necesita al menos 11 horas de descanso antes del siguiente servicio, que pueden reducirse a 9 no más de tres veces entre descansos semanales. Una cena de gala que acaba a la 01:00 y una recogida a las 07:30 de la mañana siguiente no caben en la jornada de un solo conductor. Indique al operador la primera y la última hora de cada día para que pueda prever un segundo conductor o un segundo vehículo.
Lo que nos preguntan los organizadores
¿Puede un autocar hacer de lanzadera entre el hotel y la sede todo el día?
Sí. Indique los horarios del circuito, las paradas y los huecos entre viajes; el conductor hace las pausas obligatorias entre una vuelta y otra.
¿Puede un autocar francés o portugués entrar en el centro de Barcelona?
Solo cuando figure en el registro de vehículos extranjeros del AMB, un trámite que puede tardar hasta 15 días hábiles.
¿Pueden los directivos viajar aparte del grupo?
Sí. Añada a la misma solicitud un turismo con conductor: lleva de una a tres personas, o hasta ocho si es de tipo furgoneta, siempre en un servicio contratado previamente.
Ciudades
Vehículos con conductor
- Autocar — Plazas: 49-57
- Midibús — Plazas: 29-35
- Minibús — Plazas: 9-16 pasajeros más el conductor
- Minibús ejecutivo (tipo Sprinter) — Plazas: 8-16 pasajeros más el conductor
- Turismo ejecutivo con conductor (VTC) — Plazas: 1-3 (hasta 8 pasajeros en un turismo tipo furgoneta)
- Minibús adaptado — Plazas: Varía según la distribución; los espacios para sillas de ruedas sustituyen a asientos